Prenotazioni e richieste gestite in autonomia 24/7 su WhatsApp.
Una struttura ricettiva con buona domanda perdeva prenotazioni sistematicamente. Le richieste arrivavano su WhatsApp fuori orario — di sera, nel weekend, durante l'alta stagione quando lo staff era sovraccarico. Ogni risposta in ritardo di ore era una prenotazione persa a favore di chi aveva risposto prima.
Il problema era emerso dall'esperienza diretta di Tommaso, co-founder di AVXILIA, nella gestione di strutture ricettive: non mancavano i clienti, mancava la capacità di gestirli nei momenti giusti.
"Riceviamo le richieste, ma non riusciamo a rispondere abbastanza velocemente. Perdiamo clienti non per mancanza di camere, ma per lentezza."
Abbiamo costruito un concierge AI su WhatsApp Business con due moduli separati che lavorano in sequenza:
Risponde alle domande sulla struttura attingendo da un database di manuali, FAQ e policy aggiornabili. Gestisce domande su servizi, prezzi, check-in/out, animali, accessibilità.
Verifica la disponibilità in tempo reale, propone le date disponibili, raccoglie i dati del cliente e invia la conferma di prenotazione. Lo staff riceve una notifica solo alla conferma finale.
Se la richiesta è complessa o ambigua, l'agente segnala allo staff con il contesto completo della conversazione. Nessuna richiesta viene persa o ignorata.
Le richieste fuori orario vengono gestite completamente in automatico. Il tasso di conversione da richiesta a prenotazione confermata è aumentato perché i tempi di risposta sono passati da ore a secondi. Lo staff si concentra sull'accoglienza degli ospiti presenti, non sulla gestione delle conversazioni in entrata.
La struttura ha potuto ridurre il tempo dedicato alla gestione delle prenotazioni del 60%, reinvestendolo nell'esperienza degli ospiti.